Privacybeleid

Het huidige privacybeleid is toepasselijk op de N.V. Technofluid, met maatschappelijke zetel te 4340 Awans, rue de l’Estampage 7; hierna genoemd “ELNEO”.
Om een optimale service te kunnen bieden, is het noodzakelijk dat Elneo uw contactgegevens en andere informatie over u verzamelt en behandelt. Wij hechten veel belang aan de bescherming van uw privé-leven en van uw persoonsgegevens. Wij streven naar de strikte eerbiediging van de terzake toepasselijke wettelijke bepalingen, met name de Verordening (EU) 2016/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens (“GDPR”). U vindt hieronder informatie over welke gegevens wij verzamelen, waarom we dat doen, hoelang wij ze bewaren, wat uw privacy-rechten zijn en hoe u deze kan uitoefenen.
Om te kunnen blijven voldoen aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving, kan ELNEO te allen tijde en zonder voorafgaande waarschuwing haar privacyverklaring aanpassen om deze in overeenstemming te brengen met de gewijzigde wetgeving. Deze  aanpassingen treden in werking vanaf hun publicatie.

I. VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE & VERWERKING
De “ verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens ” is de N.V. TECHNOFLUID, met maatschappelijke zetel gevestigd te 4340 Awans, rue de l’Estampage 7 en met ondernemingsnummer 0438.681.213. Onder “ verwerking van persoonsgegevens ” wordt verstaan elke verwerking van gegevens die iemand als natuurlijke persoon kan identificeren. Het betreft elke mogelijke bewerking die op die gegevens kan worden uitgevoerd zoals het verzamelen, registreren, bewaren, raadplegen, gebruiken, actualiseren, vergelijken, aanpassen, wijzigen, wissen en vernietigen van de gegevens.

Deze policy is van toepassing op de persoonsgegevensverwerking van onze klanten, prospecten, leveranciers, partners, … in relatie tot onze producten en diensten. Het beleid is eveneens toepasselijk wanneer onze klanten, prospecten, leveranciers, partners, … onze kantoren, verkooppunten of website bezoeken, wanneer zij deelnemen aan een marktstudie, een enquête, een wedstrijd, een actie of een evenement, …
Een verwerking van persoonsgegevens is enkel aan de orde indien een klant, prospect, leverancier, partner, … een natuurlijke persoon is. Indien het een rechtspersoon betreft, geldt het privacybeleid enkel voor de persoonsgegevens van de natuurlijke personen die ELNEO in het kader van de relatie met de klant, prospect, leverancier, partner, … verwerkt (gemandateerden, contactpersonen).

II. DOELEINDEN VAN DE VERWERKING
ELNEO verzamelt en verwerkt alle verstrekte persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige wijze. Deze gegevens zijn toereikend, terzake dienend en niet overmatig voor de specifieke doeleinden waarvoor ze worden verzameld en verwerkt. ELNEO verwerkt deze gegevens voor verschillende doeleinden. ELNEO gebruikt telkens uitsluitend de gegevens
die noodzakelijk zijn om het beoogde doel te bereiken, met name :
- voor de voorbereiding, uitvoering en beëindiging van het contract
- om te beantwoorden aan de wettelijke of reglementaire bepalingen waaraan ELNEO is onderworpen
- om haar gerechtvaardigde belangen te behartigen.

Indien de verwerking van de persoonsgegevens niet noodzakelijk is voor één van deze redenen, dan zal ELNEO u toestemming vragen voor het verwerken ervan (voorbeeld : directe marketing).
Wij verzamelen persoonsgegevens voor volgende concrete doeleinden :
- om uw aanvraag betreffende onze producten en diensten te behandelen

Bij een informatievraag over onze producten en diensten of bij inschrijving op een nieuwsbrief, kunnen wij u desgevallend persoonsgegevens opvragen. Alle informatie die wij ontvangen tijdens deze precontractuele fase, zullen wij uitsluitend gebruiken om de gevraagde informatie te geven.

Bij de effectieve contractsluiting, zal ELNEO bijkomende persoonsgegevens opvragen (naam, voornaam,
adres, telefoonnummer, emailadres, …. ).
- om u de beste service aan te bieden

Elneo gebruikt de persoonsgegevens om de aankoop, de verkoop, de levering, het onderhoud, … van haar producten en diensten te kunnen verzekeren, alsook voor het beheer van haar administratie. 
- om onze producten en diensten te verbeteren
Wij gebruiken persoonsgegevens over de verkoop, het gebruik, de service, … om ons aanbod te evalueren en te verbeteren.
- om u te informeren over producten en diensten

De gegevens worden gebruikt om u schriftelijk, telefonisch of elektronisch een gepersonaliseerde service aan te bieden van producten, diensten, speciale acties, waarvan wij denken dat zij voor u interessant kunnen zijn. ELNEO voert slechts directe marketing mits uw uitdrukkelijke toestemming. U kan, in dit geval, op elk moment uw toestemming intrekken.
- om onze prestaties op te volgen

Wij kunnen uw gegevens en profiel gebruiken om onze producten en diensten te evalueren. Dit doen we aan de hand van de feedback van onze klanten (bijvoorbeeld via marktonderzoek, tevredenheidsenquête, ...) , van gegevens die we bekomen tijdens het uitvoeren van onderhoud of interventie, van vragen van klanten, van klachten, ...
- om aan onze wettelijke verplichtingen te voldoen
In heel wat gevallen is ELNEO wettelijk verplicht om bepaalde persoonsgegevens over u te bewaren en/of mee te doelen aan overheidsinstanties (bijvoorbeeld : algemene fiscale en boekhoudkundige verplichtingen)
- om ieders veiligheid te garanderen

In en rond onze gebouwen kan u gefilmd worden door onze bewakingscamera’s. Deze beelden worden enkel opgeslagen met het oog op de veiligheid van goederen en personen en om misbruik, fraude en andere inbreuken te voorkomen.
- voor andere doeleinden waar u expliciet mee ingestemd hebt en op andere wijzen indien toegestaan door de toepasselijke wet.

III. CATEGORIEËN VAN PERSOONSGEGEVENS
De persoonsgegevens zijn de gegevens overgemaakt door de klant, prospect, leverancier, partner … zowel mondeling (per telefoon, na een bezoek in onze kantoren of verkooppunten, een onderhoud, …) als schriftelijk (per post, (online) bestelformulier, email, SMS, informatievraag, inschrijving voor een beurs, enquête, … ).

Om de voormelde doeleinden te kunnen bereiken, onderscheidt ELNEO verschillende types persoonsgegevens die met elkaar kunnen gecombineerd worden :
- administratieve gegevens : gegevens betreffende de identiteit (naam, voorna(a)m(en), …) , persoonlijke gegevens (geslacht, taal, telefoonnummer, e-mailadres, ...) , solvabiliteitsgegevens (facturatie- en betaalgegevens)
- technische gegevens : gegevens betreffende de producten, de installatie, de service, … (model, type, serienummer, … )
- gebruiksgegevens : de gegevens die ELNEO ontvangt naar aanleiding van het gebruik van de producten, de installatie, de diensten (vb. M2M, … )
- alle andere (dan de hierboven vermelde) persoonsgegevens die krachtens de wet verwerkt moeten worden.

Via diverse kanalen (voorbeeld : promoties, acties, onze website, ...) , kan ELNEO persoonsgegevens verzamelen over personen die (nog) geen klant zijn van ELNEO met de bedoeling deze personen een zo relevant mogelijk aanbod te doen van producten en diensten.
ELNEO verzamelt en verwerkt geen gevoelige informatie, bijvoorbeeld gegevens die het ras of etnische achtergrond, politieke, godsdienstige of filosofische overtuiging, gezondheid of sexuele voorkeuren.

IV. VEILIGHEID
ELNEO maakt van een aantal technische, fysieke en organisatorische beveiligingsmaatregelen gebruik om de integriteit, confidentialiteit en beschikbaarheid van de gegevens te waarborgen. ELNEO heeft beveiligingstechnologieën geïmplementeerd om de opgeslagen gegevens te beschermen tegen toegang door onbevoegden, onjuist gebruik, wijziging, onwettige of abusievelijke vernietiging en/of verlies. Uitsluitend de betrokken medewerkers van ELNEO hebben toegang tot deze persoonsgegevens en enkel in de mate waarin zij over deze informatie dienen te beschikken om hun functie te kunnen uitoefenen. Deze medewerkers zijn gehouden door de verplichting tot respecteren van de privacy en het confidentieel behandelen van de persoonsgegevens waarvan zij kennis hebben. Het gebruik ervan is strikt beperkt tot de uitvoering van de hen toevertrouwde taken.

ELNEO kan verplicht zijn om bepaalde gegevens te onthullen aan derden voor de bescherming van haar eigen wettelijke rechten of indien een wettelijke verplichting de mededeling daarvan aan autoriteiten of ingevolge een rechterlijke uitspraak noodzakelijk maakt.

V. BEWAARTERMIJN
ELNEO bewaart de persoonsgegevens uitsluitend gedurende de periode die noodzakelijk is in het licht van de hierboven vermelde doele inden.
Evenwel, teneinde haar wettelijke, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen na te komen, moet ELNEO de facturatiegegevens voor 7 jaar bijhouden ELNEO zal, indien er een juridische noodzaak is, bepaalde gegevens tot 10 jaar na de beëindiging van het contract
als bewijs bij geschillen (contract, facturen, correspondentie) bijhouden.
Na afloop van de toepasselijke bewaartermijn worden de persoonsgegevens gewist of geanonimiseerd.

VI. UW RECHTEN BETREFFENDE DE VERWERKING VAN PERSOONSGEGEVENS
U heeft te allen tijde recht op :
- inzage te krijgen in de door ELNEO verwerkte persoonsgegevens
U heeft het recht de verwerkingsdoeleinden te kennen, alsook de ontvangers, de bewaartermijn of de criteria ter bepaling van die termijn, te weten of de gegevens buiten de Europese Economische Ruimte kunnen worden verstuurd, of er een geautomatiseerde besluitvorming bestaat.

ELNEO zal deze gegevens in een begrijpelijke vorm verstrekken.
- onjuiste, foutieve, ongepast of verouderde persoonsgegevens te doen verbeteren
- in bepaalde omstandigheden uw persoonsgegevens onmiddellijk te doen wissen , wanneer :
- de persoonsgegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt werden
- u uw toestemming tot het verwerken van de gegevens intrekt en er geen andere rechtsgrond is waarop ELNEO zich kan beroepen voor de (verdere) verwerking
- u bezwaar maakt tegen de gegevensverwerking en er geen zwaarder doorwegende gerechtvaardigde gronden voor de (verdere) verwerking door ELNEO bestaan
- uw persoonsgegevens onrechtmatig worden verwerkt
- uw persoonsgegevens moeten gewist worden om te voldoen aan een wettelijke verplichting
- uw persoonsgegevens verzameld werden toen u nog minderjarig was.

De gegevens kunnen nochtans niet gewist worden wanneer de verwerking ervan noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van ELNEO te respecteren of voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
- de beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen , indien :
- u de juistheid van de persoonsgegevens betwist
- de gegevensverwerking onrechtmatig is
- ELNEO uw gegevens niet meer nodig heeft voor de oorspronkelijke verwerkingsdoeleinden, maar u hebt ze nodig voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering
- en zolang nog geen beslissing is genomen over de uitoefening van uw recht op bezwaar tegen verwerking.
- de overdraagbaarheid van persoonsgegevens

U kan ELNEO verzoeken de persoonsgegevens terug te verkrijgen. Dit kan enkel voor de persoonsgegevens die u zelf aan ELNEO heeft verstrekt, gebaseerd op toestemming of na overeenkomst. U kan ELNEO verzoeken om de betrokken gegevens terug te krijgen in een gestructureerde, gangbare en leesbare vorm voor een persoon of door computersoftware of om de gegevens rechtstreeks door te geven aan een andere verwerkingsverantwoordelijke.
- op grond van uw bijzondere situatie, bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens indien de verwerking kadert in het gerechtvaardigd belang van ELNEO of in het kader van het algemeen belang. ELNEO staakt de verwerking, tenzij ELNEO dwingende en gerechtvaardigde gronden kan aanvoeren die zwaarder wegen dan uw rechten of tenzij ELNEO de gegevens nodig heeft om een rechtsvordering in te stellen, uit te oefenen of te ondersteunen.

Indien de persoonsgegevens verwerkt worden voor prospectiedoeleinden of voor directe marketing, kunt u te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke prospectiedoeleinden.
U kan uw privacyrechten gratis uitoefenen, tenzij uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is. In dit geval heeft ELNEO het recht en de keuze om hetzij u een redelijke vergoeding aan te rekenen op basis van de administratieve kosten, hetzij te weigeren gevolg te geven aan uw verzoek.

ELNEO zal zo snel mogelijk reageren op uw verzoek en in ieder geval binnen een maand na ontvangst van uw verzoek.
Afhankelijk van de complexiteit en van het aantal vertragen, kan die termijn desnoods met 2 maanden verlengd worden. Bij een verlenging van de termijn, zal ELNEO u hier binnen een maand na ontvangst van het verzoek van in kennis stellen.
Indien ELNEO geen gevolg geeft aan uw verzoek, zal ELNEO u informeren over de mogelijkheid om klacht in te dienen bij een toezichthoudende autoriteit en om beroep in te stellen bij de rechter.

VII. CONTACT
Indien u ELNEO wenst te bereiken betreffende het huidige Privacybeleid, kunt u een email sturen naar volgend adres : gdpr@elneo.com .